FAQ – Verkstäder
Kom igång med Godkänd Bilverkstad
Stickprov?
Verkstaden ska kunna redovisa att de har låtit sig utsättas för fem stickprov per år och mekaniker, stickproven ska vara på utförda mekanikerarbeten på inlämnade kundbilar. Även arbetsorder och faktura ska kontrolleras i samband med stickprovet. Av dem ska minst två vara utförda oannonserade av externt godkänt kontrollföretag. Resterande tre kan utföras av kollega med mekanikerkompetens på verkstaden. Det finns inget krav på att interna stickprov måste utföras av egen personal utan samtliga stickprov kan genomföras av ett externt kontrollföretag. För interna egna stickprovskontroller finns en mall att följa på godkandbilverkstad.se.
Vad innebär konkret Godkänd Bilverkstad för oss som verkstad?
Det innebär att verkstaden implementerar ett kvalitetsledningssystem i enlighet med den kravspecifikation som finns på www.godkandbilverkstad.se. Om verkstaden redan idag har ett befintligt kvalitetsledningssystem kan detta behöva anpassas till Godkänd Bilverkstads kravspecifikation. Verkstaden slipper då ha två olika kvalitetsledningssystem.
Vad i Godkänd Bilverkstad är extra viktigt att tänka på?
Att Kontrollera att verksamheten uppfyller kraven för systematiskt arbetsmiljöarbete och systematiskt brandskyddsarbete. Här gäller det att komma igång med dokumenterad avvikelsehantering (misstag, backjobb, små incidenter etc.) om verkstaden inte redan gör det. Om verkstaden inte redan har, gäller det att planera för protokollförda personalmöten (minimum 2/år).
Hur kontrolleras vår verkstad?
Det sker genom ett antal stickprovskontroller och genom en årlig kontroll som inom vissa kvalitetsledningssystem även kallas för revison. Vissa stickprovskontroller kan utföras internt på verkstaden medan några är obligatoriska och ska enligt kravspecifikationen utföras av ett kontrollföretag som är godkänt och finns publicerat på godkandbilverstad.se. Den årliga kontrollen bokas in av verkstaden genom att ett kontrollföretag publicerat på godkandbilverkstad.se kontaktas. Om ni idag har företag som utför kontroller på er verkstad men som inte finns med på godkandbilverkstad.se, be då företaget att kontakta administratören för Godkänd Bilverkstad för att bli godkända som kontrollföretag.
Hur dokumenterar vi Godkänd Bilverkstad på vår verkstad?
Verkstadens dokumentation kan anpassas i ett digitalt format, eller i pappersform. Med ett digitalt format blir det dock enklare att hålla ordning och den årliga kontrollen går även betydligt smidigare att genomföra för kontrollföretaget.
Hur kommer vi igång som verkstad?
Stäm av kravspecifikationen* mot verkstadens befintliga verksamhet eller kvalitetsledningssystem. Uppfyller ni alla delar och idag redan har stickprovskontroller, ta kontakt med ett kontrollföretag på Godkänd Bilverkstads webbsida. Uppfyller ni inte alla delar och inte förstår hur ni kan införa de moment som nämns i kravspecifikationen kan ni söka hjälp av eventuell huvudman eller verkstadskedja. Respektive branschförening (mrf.se / sfvf.eu) kan även bistå med kontakter i form av konsulthjälp som tillhandahåller ett kvalitetsledningssystem anpassat för Godkänd Bilverkstad.
Hur blir vi som verkstad Godkänd Bilverkstad?
Efter utförd och godkänd årlig kontroll blir verkstaden Godkänd Bilverkstad och då utfaller en administartionsavgift som i nuläget är 1000 kr, som respektive kontrollföretag debiterar verkstaden. Verkstad som ej är medlem i MRF eller SFVF debiteras 2000 kr. När avgiften erlagts rapporterar kontrollföretaget verkstaden som Godkänd Bilverkstad varvid Administrationen för Godkänd Bilverkstad skickar ett diplom samt kontrollmärke till verkstaden som samtidigt publiceras på godkandbilverkstad.se. Verkstaden blir Godkänd Bilverkstad i ett år (till och med år och månad) från och med att denna godkänts.
Hur genomför vi våra stickprov?
Redan befintliga stickprov får tillgodoräknas från och med 2018-01-01. Det finns inget krav på att interna stickprov måste utföras av egen personal utan samtliga stickprov kan genomföras av ett externt kontrollföretag. För interna egna stickprovskontroller finns en mall att följa på godkandbilverkstad.se. Notera att antalet oannonserade stickprov som ska utföras av externt kontrollföretag är två per år och mekaniker, i enlighet med kravspecifikationen.
Hur kan vi själva marknadsföra oss som Godkänd Bilverkstad?
Genom att i verkstadens marknadsföring tala om att ni är en godkänd bilverkstad och använda det kontrollmärke som skickas ut i digitalt format. På godkandbilverkstad.se finns bestämmelser för hur märket får användas.
Hur ska kontrollföretaget räkna antal stickprov på timvikarier eller inhyrd personal som ersätter föräldraledig tekniker etcetera?
Om inhyrd tekniker tas in som utökad resurs i verkstaden ska antalet stickprov ökas med fem gånger antal extra personal (fem stickprov/år/tekniker). Om inhyrd tekniker ersätter annan tekniker så behöver inte antalet stickprov ökas. Formeln ska hela tiden vara:
Egna stickprov 3 X antal tekniker = antal egenkontroller per år
Externa stickprov 2 X antal tekniker = antal externa stickprov per år
Totalt antal stickprov 5 X antal tekniker = totalt antal stickprov per år
Egna (3) stickprov kan även utföras av kontrollföretag.
Hur ska vi göra när vi känner oss färdiga med att uppfylla kravspecifikationen och har gjort samtliga stickprov?
När antalet stickprov har utförts och alla andra moment enligt kravspecifikationen är avklarade, boka då en årlig kontroll av verksamheten.
Ska inhyrd tekniker finnas med i organisationsplanen?
Det beror på hur företagets organisationsplan ser ut. Om antalet tekniker finns specificerat på kartan så ska personen finnas med i antalet tekniker. Det viktigaste i den frågan (2.1 i GBV-dokumentet) är att det finns en befattningsbeskrivning på samtliga anställda på verkstaden.
Ska inhyrd personal skriva på eller ha tagit del av företagets policys (6.2 i gbv-dokumentet)?
Ja, om inhyrd personal vistas i verkstaden och utför arbete med övrig personal så ska denne ta del av rådande policys. Det är ett viktigt ansvar för arbetsgivaren att informera all personal om risker och annat.
Jag driver en enmansverkstad utan någon ytterligare mekaniker än mig själv, hur gör ska de årliga fem stickprovskontrollerna utföras?
Du ska utföra tre kontroller av dig själv enligt protokollet för GBV, medan två oannonserade stickprovskontroller ska utföras av externt kontrollföretag.